Mansioni dell’ufficio del personale

L’Ufficio del Personale è un ramo organizzativo presente in praticamente tutte le aziende di dimensioni maggiori, ma non è difficile trovarlo in medie imprese particolarmente strutturate sotto i 100 dipendenti. Definito anche Ufficio Risorse Umane o Human Resource Department nelle aziende anglofone, l’Ufficio del Personale ha come compito principale la gestione dei dipendenti sotto ogni aspetto.

Andando per gradi innanzitutto la prima attività che può curare l’Ufficio delle Risorse Umane è la ricerca e selezione del personale per arrivare all’onboarding, ovvero la fase subito dopo l’assunzione, in cui al nuovo dipendente si trasmettono tutte le conoscenze e le competenze utili a diventare a tutti gli effetti un membro delle risorse umane dell’azienda.

L’Ufficio del Personale si occupa di curare gli aspetti legati ai contratti di lavoro e, naturalmente in caso di necessità, doversi rapportare con i sindacati. All’Ufficio del Personale è demandata anche la gestione del timesheet dei dipendenti mentre l’elaborazione dei cedolini, spesso demandata al consulente del lavoro, nelle aziende più grandi può essere effettuata direttamente dall’Ufficio delle Risorse Umane.

In base al modello organizzativo dell’azienda, l’Ufficio del Personale può anche occuparsi della turnistica e della gestione di richieste di ferie e permessi.

Oggi all’Ufficio del Personale moderno è richiesto anche di sviluppare le risorse umane, saperle rendere più coinvolte con le dinamiche dell’azienda e più soddisfatte della propria posizione lavorativa, anche attraverso politiche di welfare aziendale, preoccupandosi del benessere dei lavoratori.

Cosa vuol dire occuparsi delle risorse umane? 

Oggi la gestione delle risorse umane si è sviluppata molto, trasformandosi da un’attività di pura gestione ad un lavoro di valorizzazione del capitale umano. Questo significa che oggi più che mai le aziende considerano il capitale umano come un asset aziendale, che va gestito, curato, e sviluppato per accrescerne il valore e, di conseguenza, la produttività.

Il modo in cui si è evoluto questo ufficio richiede oggi una competenza trasversale. Alle conoscenze specifiche della materia lavoro, con la conseguente conoscenza del quadro normativo, sono necessarie forti attitudini alle relazioni interpersonali, che consentono ai componenti dell’Ufficio del Personale di relazionarsi agevolmente con tutti i lavoratori dell’azienda, di ogni grado e livello culturale.

Infine, specialmente nelle aziende più grandi o con particolari situazioni organizzative, l’Ufficio del Personale deve possedere ottime capacità organizzative e grande immediatezza decisiva.

Mansioni del responsabile Ufficio del Personale

Il responsabile dell’Ufficio del Personale ha quindi il compito di guidare questa struttura che oggi, più che mai, ha un ruolo sempre più strategico. In ogni caso, anche in un Ufficio del Personale estremamente strutturato, il responsabile dell’Ufficio del Personale deve avere estrema padronanza degli argomenti descritti sopra per prendere importanti decisioni in tempi rapidi.

Il profilo del Responsabile dell’Ufficio del Personale probabilmente è uno dei più trasversali tra quelli richiesti. Il Responsabile delle Risorse Umane deve infatti avere grandi doti relazionali come capacità di ascolto e mediazione, e sapersi districare all’interno della complicata normativa in tema di lavoro. 

Come migliorare la gestione del personale?

Come abbiamo potuto vedere sopra l’Ufficio del Personale è quella struttura che gestisce, cura e cerca di ottenere il massimo dalle risorse umane dell’azienda, ma dall’altra parte risponde direttamente all’amministrazione, la quale sicuramente ha un particolare focus sulla produttività e sui costi aziendali, tra cui quelli del personale.

Per questa posizione, particolarmente scomoda, l’Ufficio del Personale per raggiungere gli obiettivi prefissati dall’azienda deve innanzitutto conoscerli, inserirli nel proprio piano d’azione, e saperli trasmettere alle risorse umane al fine di creare un insieme di persone coeso in grado di remare verso la stessa direzione. Per questo motivo, spesso, si utilizzano dei software in grado di organizzare e schedulare tutte le operazioni relative alla gestione delle risorse umane.

Un esempio? Software com Profiler.Cloud, aiutano le aziende a digitalizzare tutti i processi, distribuire le buste paghe, organizzare la consegna dei cedolini.

Possiamo tranquillamente affermare che l’Ufficio del Personale è il coach dell’azienda. E proprio come un buon allenatore deve saper impostare e mantenere salde le gerarchie ed i ruoli all’interno dell’azienda, perché l’azienda deve essere in grado di lavorare con degli schemi e dei ruoli al pari di una squadra di calcio in campo.

Un coach allena fisicamente i propri atleti mentre un buon Ufficio del Personale allena le proprie risorse umane in formazione.

Non intendiamo la formazione obbligatoria sulla sicurezza, ma la formazione sui temi più operativi ed intimi dell’azienda. I dipendenti formati svolgono le proprie mansioni con più sicurezza e facilità, conoscono al meglio gli obiettivi dell’azienda, sono più felici sul luogo di lavoro e producono di più!

Una buona gestione della comunicazione interna, aiuta l’Ufficio del Personale a limitare la fantasia dei dipendenti che, quando le cose non vanno bene, sfocia in malumore e sensazione di repressione da parte dell’azienda. 

L’Ufficio del Personale deve saper coinvolgere i dipendenti con una comunicazione completa ed efficace, che non sia estremamente formale perché deve invogliare il lavoratore a non abbandonare la lettura, diremmo ritagliata in base al target destinatario.

La comunicazione non deve essere monocanale, l’Ufficio del Personale deve essere in grado di ricevere e gestire dei feedback dai lavoratori. Saper coinvolgere i lavoratori con la possibilità di lasciare feedback ha un duplice vantaggio: 

• innanzitutto è sempre bene sentire più campane, molto spesso le idee e le soluzioni più ingegnose possono venire da chi meno te lo aspetti perché dal suo punto di vista magari può vedere cose che dal tuo non avresti mai notato;
• chiedere un feedback inoltre permette ai dipendenti di sentirsi più coinvolti nelle dinamiche aziendali e non dei semplici ingranaggi abbandonati alle loro mansioni.

Quest’ultimo punto apre la strada ad uno dei suggerimenti forse più importanti che possiamo dare all’Ufficio del Personale come spunto di miglioramento: promuovere e sviluppare un buon clima di lavoro.

Ottenere un buon clima di lavoro è un sogno per tutti i datori di lavoro e dipendenti, e sicuramente oggi potrebbe essere inserito tra gli obiettivi principali di un Ufficio del Personale moderno che punta al miglioramento.

Per ottenere un buon clima serve in sostanza applicare tutti i consigli riportati sopra e mescolarli ad una grande dose di trasparenza. Già perché la trasparenza è sinonimo di onestà e correttezza, e come ci hanno insegnato sin da piccoli: se vuoi che gli altri si comportino bene con te, devi essere il primo a comportarti bene con gli altri.